outlook 2007

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投影片 1 連絡人電話清單
1 在Outlook視窗左側點選「連絡人」功能按鈕，並切換至「電話清單」檢視模式。在此模式中可針對連絡人資料的標題欄進行以下操作：
 移動欄位：標題欄可藉由滑鼠拖曳方式來改變位置。
 排序欄位：使用滑鼠點選標題欄可執行遞增或遞減排序。
 刪除欄位：將標題欄向外側拖曳，或在標題欄上方執行「右鍵 /移除這一欄」則可刪除該欄位。
 新增欄位：在標題欄上執行「右鍵 /欄位選擇」，再將要新增的欄位直接拖曳至標題欄內。
投影片 2 群組依據方塊
2 在標題欄上執行「右鍵 /群組依據方塊」。
3 接著，將要進行分類的標題欄位（例：公司）拖曳至「群組依據方塊」內來進分群組：如此同一個公司的連絡人會自動歸類成一個組別。
 亦可在要進行分組的標題欄上執行「右鍵 /依這個欄位分組」。
投影片 3 連絡人類別設定
4 （方式一）切換至連絡人的「電話清單」模式，並依序在連絡人的「類別」欄位內鍵入類別名稱（例：同學）。
 此處可利用「複製 & 貼上」的方式來填滿其它相同類別連絡人的欄位。
5 接著，將「類別」的欄位標籤拖曳至「群組依據方塊」內來進行連絡人分組；或在左側工作窗格內選取「依類別」檢視模式。
投影片 4 類別清單設定
6 （方式二）在上側的工具列點選「新增」按鈕來新增連絡人，接著在對話框的底端點選「類別」按鈕。
7 在彈出的對話框內點選「主要類別清單」按鈕，並在欄位輸入類別名稱（例：家人），再按下「新增」按鈕。
8 重複此方式來新增其它類別。例：同事、同學。完畢後再按「確定」。
9 最後，勾選目前連絡人的「類別」方塊（例：同學），再按「儲存後關閉」按鈕。
投影片 5 新增自訂欄位
10 切換至連絡人的「電話清單」模式。
11 在連絡人的欄位標籤上執行「右鍵 /欄位選擇」，並在對話框點選「新增」按鈕。
12 在彈出對話框內的「名稱」欄輸入欄位名稱，並指定欄位類型與格式。
 範例：將名稱設為「已婚」，類型設為「是 /否」，格式設為「圖示」。
13 最後，將此欄位從對話框內拖曳至連絡人之標題欄來新增欄位。
投影片 6 通訊群組清單
14 在上側的工具列按下「新增」按鈕旁的箭頭，並在選單中選取「通訊群組清單」。
15 在對話框內的「名稱」欄鍵入群組名稱（例：同事），再按下「選取成員」按鈕。
16 接著，按住Ctrl鍵不放來選取要加入群組的連絡人，再點選下方的「成員」按鈕；最後再按「確定」。
17 如此，日後在撰寫新郵件時，可將收件者直接指定至該群組來寄發電子郵件。
投影片 7 連絡人列印
18 切換至連絡人的「地址卡」的檢視方式。
19 執行「檔案 /版面設定」，此時在對話框內可指定以下列印格式：
 卡片樣式：將連絡人列印為小卡片外觀。
 電話簿樣式：列印連絡人的電話資訊。
 備忘錄樣式：列印已選取連絡人的資訊。
 表格樣式：以清單方式列印（需先切換至電話清單之檢視模式）。
20 在版面設定對話框設定完畢後，可點選「預覽列印」按鈕來檢視列印效果。
投影片 8 文字簽名檔製作
21 執行「工具 /選項」，在對話框內切換至「郵件格式」標籤，並按下「建立簽名」按鈕。
22 接著，在彈出的對話框內按下「新增」按鈕，並將新簽名命名為「商務簽名」，按「下一步」。
23 在簽名文字欄內依序輸入個人資訊。例：姓名、
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職稱、公司、電話、Email等。完畢後按一下「完成」按鈕。
 若點選對話框內的「字型」或「段落」按鈕則可設定文字的外觀及對齊方式。
投影片 9 簽名檔管理
24 執行「工具 /選項」，在對話框內切換至「郵件格式」標籤；在此可針對不同的郵件帳號來指定套用簽名檔的時機：
 選取帳號要使用的簽名：指定要套用簽名檔的郵件帳號。
 新郵件的簽名：指定此帳號在新增郵件時所使用的簽名檔；若選取「無」則會停用簽名檔。
 回覆和轉寄郵件的簽名：指定此帳號在回覆或轉寄郵件時所使用的簽名檔。
25 若要移除簽名檔，可在此對話框先點選「建立簽名」按鈕，接著選取要移除的簽名檔名稱，再按下「移除」按鈕。
投影片 10 何謂vCard
26 vCard是一個能夠在網路上傳遞及分享的虛擬名片標準。
27 如果收件者的電子郵件軟體（例：Outlook Express、Outlook 2003等）有支援vCard，便可輕易地與他人交換彼此的連絡資訊。
投影片 11 將連絡人匯出至vCard檔
28 在Outlook視窗左側點選「連絡人」功能按鈕。
29 （方式一）在任一連絡人或商家的資料上按兩下滑鼠左鍵來開啟設定對話框，並執行「檔案 /匯出至vCard檔」來儲存vCard檔案。
30 接著，在Outlook視窗左側點選「郵件」功能按鈕；再點選工具列的「新增」來新增郵件。
31 在新郵件內點選工具列的「插入檔案」（迴紋針圖示），再點選剛匯出的vCard檔案。如此按下「傳送」按鈕後，vCard檔案就會隨同新郵件一同寄送給收件者。
投影片 12 將vCard加入至通訊錄
32 在Outlook 2資料夾內依序開啟「張德功」及「歐維格法式餐廳」之vCard：開啟後若在對話框內點選「儲存後關閉」按鈕，則vCard內的資料
便會自動加入至Outlook 2003而成為新連絡人。 投影片 13 以vCard方式轉寄
33 （方式二）在Outlook視窗左側切換至「連絡人」的功能按鈕，接著在視窗內任意選取一個連絡人或商家的名片。
34 接著，在選單列點選「執行 /以vCard方式轉寄」：如此該連絡人的資料會轉為vCard，並自動附加在新郵件內以準備進行傳送。
投影片 14 vCard簽名檔製作
35 執行「工具 /選項」，在對話框內切換至「郵件格式」標籤，並按下「建立簽名」按鈕。
36 在彈出對話框內按下「新增」，並將新簽名檔命名為「我的vCard簽名」；接著勾選「使用現有的簽名當作範本」選項來套用「商務簽名」範本。按「下一步」。
37 點選對話框下側的「連絡人的新vCard」，並選取任意連絡人的vCard檔案。接著按下「新增」按鈕，再按「確定」關閉對話框。
38 最後，新增一個空白郵件來測試結果：此時vCard會自動以附加檔案的方式寄出。
投影片 15 手繪簽名製作
39 按下視窗左下角的「開始」功能表，並在「程式集 /附屬應用程式」選單中啟動小畫家。
40 在工具箱中啟用「粉刷」工具，並在視窗左下角任意套用一顏色；接著在頁面內以手繪方式建立一個簽名圖形。
41 在工具箱啟用「選擇工具」，並在頁面內框選剛繪製的簽名圖形，接著在選取範圍內執行「右鍵 /複製到」來將簽名儲存為一個圖檔。 投影片 16 使用Word編輯簽名檔
42 切換回Outlook 2003。執行「工具 /選項」，在對話框內切換至「郵件格式」標籤，並按下「建立簽名」按鈕。
43 在對話框內按下「新增」，並將新簽名檔命名為「我的個性簽名」。按「下一步」。
44 接著，按下「進階編輯」按鈕來開啟Microsoft Office Word 2003；再至Word選單列執行「插入 /圖片 /從檔案」來載入剛繪製的簽名圖檔（接
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續下頁…）。
投影片 17 簽名檔超連結設定
45 在頁面內點選剛插入的簽名圖檔，並在選單列執行「插入 /超連結」；接著在對話框的網址欄內鍵入任意網址（例：個人部落格），再按「確定」。
46 在工具列點選「儲存檔案」按鈕，並依序關閉Word 2003的程式及Outlook建立簽名的對話框。
47 最後，在Outlook內新增郵件來測試簽名檔：此時在新郵件內若按住Ctrl點選簽名圖檔便會開啟網頁瀏覽器來連結到指定網頁。
 若將滑鼠游標置於簽名檔旁，並點選滑鼠右鍵便可在選單內切換簽名檔。
投影片 18 資料備份
48 執行「檔案 /匯入及匯出」，在對話框內反白「匯出至檔案」選項。按「下一步」
49 接著將匯出的檔案格式指定為「個人資料夾檔案（.pst）」。按「下一步」。
50 先勾選「含子資料夾」選項，再於資料夾清單中反白「個人資料夾」。按「下一步」。
51 在對話框內按下「瀏覽」按鈕來指定匯出檔案的名稱及儲存路徑，再按「完成」。
52 最後，可設定開啟備份檔案時所需要的「密碼」，再按「確定」。
投影片 19 備份資料還原
53 執行「檔案 /匯入及匯出」，在對話框中選擇「從其它程式或檔案匯入」，按「下一步」。
54 接著將匯入的檔案格式指定為「個人資料夾檔案（.pst）」，按「下一步」。
55 點選「瀏覽」按鈕，並在Outlook 2資料夾內載入「backup.pst」檔，按「下一步」。
56 將匯入資料夾指定為「個人資料夾」，並勾選「含子資料夾」選項，按「完成」。
投影片 20 郵件安全性設定
57 HTML 格式的郵件可包括圖片及音效。但有時候，這些圖片或音效並非內嵌在郵件本身，而是在電子郵件被開啟或預覽時，才從網頁伺服器下載。
58 因此，某些垃圾郵件會利用此種方式來在郵件內
置入一種「網頁信號」(Web Beacon)來驗證收件者的郵件地址是否有效；進而造成此郵件帳號會在未來收到更多的垃圾信件。
投影片 21 郵件安全性設定
59 在Outlook視窗左側點選「郵件」功能按鈕，並在視窗內任意選取一電子郵件。
60 接著，在郵件預覽窗格的上方指定下載選項：
 下載圖片：下載該郵件的圖片內容。
 自動變更下載設定：若在對話框中取消勾選「不自動下載HTML電子郵件中的圖片或其它內容」，則所有郵件圖片便會自動下載。
 新增寄件者至安全寄件者清單中：將該郵件的寄件者Email地址視為安全帳號。
 新增網域至安全寄件者清單：將該郵件的寄件者Email的網域視為安全帳號。
投影片 22 封鎖垃圾郵件
61 在視窗內任意選取一電子郵件，並執行「右鍵 /垃圾郵件」來進行以下設定：
 將寄件者加到封鎖的郵件寄件者清單：如此該寄件者日後寄發的郵件會自動移至垃圾郵件資料夾。
 將寄件者加到安全的郵件寄件者清單：如此該寄件者的郵件地址便不會被移至垃圾郵件資料夾。
 新增寄件者的網域至安全寄件者清單中：如此只要是與該郵件相同網域的Email皆不會被移至垃圾郵件資料夾。
 加到安全的收件者清單：將該郵件的收件者地址加入安全清單。
62 若在「垃圾郵件」匣內發現有被誤判為垃圾郵件的電子郵件，則可將其選取後執行「右鍵 /垃圾郵件 /標示為非垃圾郵件」即可。
投影片 23 垃圾郵件選項
63 執行「工具 /選項」，接著在「偏好」標籤下點選「垃圾郵件」按鈕。在此對話框內有5個標籤可進行垃圾郵件的設定與管理：
 選項：指定垃圾郵件的防護層級。
 安全的寄件者：可增刪安全寄件者名單；或將名單執行匯入或匯出。
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 安全的收件者：可增刪安全收件者名單；或將名單執行匯入或匯出。
 封鎖的寄件者：可增刪封鎖寄件者名單；或將名單執行匯入或匯出。。
 國際：可封鎖特定的頂層網域（例：hk、cn、jp等）；或是特定的語糸編碼（日文、英文、簡體中文等）。
投影片 24 行事曆
64 在Outlook視窗左側點選「行事曆」功能按鈕。
65 在工具列點選天、工作週、星期、月，便可使用不同的版面來檢視行事曆。
66 在左側小月曆中使用滑鼠拖曳特定天數（例：雙週），則在頁面內的行事曆亦會自動更新版面至指定天數。
投影片 25 工作週檢視模式
67 在工具列點選「工作週」按鈕。預設情況下工作週會顯示5天的行程；但若按下Alt並配合數字鍵則可指定要顯示的天數（例：按Alt+2可以檢視未來兩天，按Alt+0可以檢視未來10天）。
68 若要更換行程的基本時間單位，可在視窗左側的時間軸上按滑鼠右鍵，再選定時間單位（例：30分鐘）。 投影片 26 新增約會
69 確認目前行事曆為「工作週」檢視模式。
70 在行事曆內反白下次上課之時間，並執行「右鍵 /新約會」：在對話框內的主旨鍵入「上電腦課」字樣，並任意指定「提醒時間」及「標籤色彩」；完畢後按「儲存後關閉」按鈕。
 預設的提醒時間為行程前的15分鐘，若要更改此設定，可執行「工具 /選項」，並在「偏好」標籤內進行設定。 投影片 27 行程編輯
71 在行事曆內使用滑鼠拖曳行程的邊框可改變行程時間長度；若拖曳行程的內側則可變更行程的日期與時間。
72 使用滑鼠拖移動行程時，若按住Ctrl鍵不放則可複製該行程。
73 在行程上執行「右鍵 /刪除」可移除該行程。
投影片 28 新增整日行程
74 新增整日行程方式：
 在工作週模式的頂端灰色區塊內按兩下滑鼠左鍵。
 在星期或月模式的任意日期內按兩下滑鼠左鍵。
 在新增約會的對話框內勾選「全天」選項。 投影片 29 編輯行事曆標籤
75 執行「編輯 /標籤 /編輯標籤」可開啟標籤編輯對話框：在對話框內將標籤重新命名後按「確定」即可。 投影片 30 新增週期性行程
76 在「上電腦課」行程上按兩下滑鼠左鍵來開啟設定對話框。
77 在對話框內點選「週期性」按鈕，並依照上課的日期來指定循環模式及循環範圍。例：每週二、四上課，在反覆10次後結束。
 若要移除循環，可在週期性對話框內點選「移除循環」按鈕即可。
78 最後，按「儲存後關閉」按鈕來關閉此行程。
投影片 31 刪除週期性行程
79 若在週期性行程上執行「右鍵 /刪除」，則Outlook會顯示對話框來確認刪除內容：
 刪除這個週期性約會：只刪除目前選取的行程。
 刪除所有週期性約會：刪除全部的週期性行程。
投影片 32 自動格式化
80 執行「編輯 /自動格式化」，在對話框內點選「新增」按鈕。
81 在名稱欄鍵入規則名稱（例：上電腦課），並在標籤下拉選單指定標籤顏色。
82 接著，按下「條件」按鈕：並在對話框的搜尋欄鍵入「電腦」，搜尋範圍下拉選單則指定為「僅主旨欄位」。按「確定」。
83 最後，在行事曆內新增「上電腦課」行程來測試自動格式設定。
投影片 33 行事曆選項
84 執行「工具 /選項」，在「偏好」標籤下點選「行
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事曆選項」按鈕。此對話框內可進行以下設定：
 行事曆工作週：指定工作週的顯示天數。
 新增假日：可匯入不同國家的假日。
 背景色彩：變更行事曆背景色彩。
投影片 34 行事曆列印
85 在Outlook選單列執行「檔案 /列印」：在對話框內指定行事曆的列印樣式及列印的日期範圍。
86 若按下「版面設定」按鈕可自訂列印的版面配置及文字外觀等：若按下「預覽列印」按鈕則可預覽列印結果。
87 最後，點選「列印」按鈕即可開始列印。
投影片 35 新增工作
88 在Outlook視窗左側點選「工作」功能按鈕，並在按鈕上方將檢視模式設為「簡易清單」。
89 在工具列點選「新增」按鈕來新增工作：在對話框的主旨欄鍵入工作內容（例：期末報告），並指定工作的優先順序、開始和結束日期。完畢後按下「儲存後關閉」按鈕。
投影片 36 工作編輯
90 在工作項目上按兩下滑鼠左鍵可開啟工作內容對話框，以便修改工作內容。
91 若已完成某項工作內容，可在該工作項目的左側將「核取方塊」勾選。
92 若要刪除某項工作，則可在該工作項目上執行「右鍵 /刪除」。
投影片 37 同時顯示行事曆與工作
93 在Outlook視窗左側點選「行事曆」功能按鈕。
94 接著，將滑鼠移至視窗最右側的邊框上，再向左拖曳便可同時顯示月曆及工作內容清單。
投影片 38 週期性工作
95 在工具列點選「新增」按鈕來新增工作：在對話框內的主旨欄鍵入工作內容（例：打工），並指定開始日期為「今天」。
96 接著，點選「週期性」按鈕：並在彈出的對話框內任意指定循環模式及循環範圍（例：勾選週一至週四，並指定兩週後的某天為結束日期）
97 最後，按下「儲存格關閉」按鈕來儲存工作；此時若勾選工作項目左側的「核取方塊」時，則
Outlook會自動顯示下一次的工作日期，直至工作結束日期為止。
投影片 39 新增記事
98 在Outlook視窗左側點選「記事」功能按鈕。
99 若要新增記事，可在頁面空白處按兩下滑鼠左鍵，來新增便條紙，內容輸入完畢後可點選便條紙右上角的X號來儲存記事。
100 在便條紙上執行「右鍵 /色彩」可將便條紙套用其它的顏色外觀。
101 若要刪除記事，則可點選便條紙後再按鍵盤的Delete鍵，或執行「右鍵 /刪除」。